google inbox

Google Inbox is een gratis (echt …) email app van Google waarbij de nadruk eerder ligt op productiviteit dan op het sequentieel aflezen van je dagelijkse mails.

Gmail is gewoon een inbox

Veel mensen, waaronder ik vroeger, vinden het vrij saai om dagelijks tientallen emails te bekijken en te inventariseren. Mijn methode was als volgt : doorlopen van de mails en als “niet gelezen ” laten staan degenen die nog follow up nodig hebben. Op deze manier kon ik duidelijk zien welke emails nog moesten opgevolgd worden.

Na verloop van tijd heb ik dan foldertjes aangemaakt met “to do” en “klanten”. Nog een tijdje later waren er dat dan weer wat meer. Bijvoorbeeld “prospectie” en “administratie”. Kortom, mijn inbox werd een onontwarbaar kluwen van folders en unread items. Ik kwam met andere woorden tot de vaststelling dat mijn gmail gewoon gemaakt was om mijn mails te lezen. Het laagje functionaliteit dat ik toevoegde bleek eerder esthetisch dan efficiënt.

Ongeveer een jaar geleden kreeg ik dan van Google een uitnodiging binnen om beta-tester te worden voor een nieuwe app namelijk “Google Inbox”. In tegenstelling tot de meeste email readers, beloofde de app meer functionaliteit en de aanmaak van automatische labels voor de categorisatie van mijn binnenkomende mail. Ik heb me snel ingeschreven.

En ik moet toegeven : hetgeen beloofd werd is ook waarheid geworden. Inbox is een app die ik nu dagelijks gebruik voor mijn algemene opvolging van mails en beheer van to-do lijstjes.

Meer productiviteit dankzij Google Inbox

De eerste en belangrijkse functie is de organisatie van je account in de zogenaamde “bundles“. Dat zijn labels die automatisch gegenereerd worden door google en emails met dezelfde soort content groepeert. De belangrijkste bundels zijn “Purchases”, “Social”, “Updates” en “Promos”. Uiteraard zijn je bestaande labels ook automatisch aanwezig. Dezelfde mail kan dus met andere woorden in verschillende bundels zitten. Maar dat is niet erg want daardoor wordt het zoeken makkelijker.

reminder4Een tweede leuke functie is de mogelijkheid om “reminders” te linken aan een bepaalde mail.  Dat gaat zo : je klikt op de mail en voegt een “to do” element toe. Bijvoorbeeld “opbellen” of “te factureren” of zoiets. Automatisch komt deze mail in de speciale “to do” lijst. Wel makkelijk zo want naast het feit dat je dus een simpele to-do lijst kan maken, zijn de mails ook onmiddellijk bij de hand en moet je dus op dat moment niet op zoek de desbetreffende email.

Je kan zelfs nog een stapje verder gaan en een “to do” element plannen. Google noemt dit “snoozen” of laten “inslapen” tot een bepaald moment. Als ik met andere woorden een email binnenkrijg van mijn boekhouder, dan markeer ik dit als een reminder waaraan ik morgen of overmorgen gevolg moet geven. Uiteraard is er een aparte bundel met “snoozed” elementen. Mijn emails in deze bundels worden met andere woorden geordend in volgorde dat ze moeten “opgevolgd” worden. En dat is wel zo handig.

Een laatste vernieuwing is de manier waarop alle binnenkomende mails getoond worden. In plaats van een chronologisch lijstje wordt alles getoond met een korte inhoud zodat je in een oogopslag kan zien wat er binnenkwam. Ook wordt alles gegroepeerd per bundel en per tijdsspanne. Je hebt dus met andere woorden een bundel “vandaag” en “gisteren”.

inbox-on-chrome

Een laatste tof element is dat je zelf “intelligente” bundels kan aanmaken.  Als je bijvoorbeeld lid bent van voetbalclub FC Erps-Kwerps, kan je een bundel “voetbal” aanmaken en alle mails die komen van een lijst van e-mails automatisch laten toekomen in deze bundel. Je kan ook mails die een bepaald woord bevatten (bijvoorbeeld “voetbaltraining”) hierin laten toevoegen.

Sinds kort zijn ook google contacts automatisch geïntegreerd in de interface van Google Inbox. Google Inbox is een app die je kan installeren op ios, Android maar ook in je browser. Maar enkel voor Chrome, Firefox en Safari.

Spijtig kan je enkel Google Inbox op uitnodiging gebruiken. Maar geen nood, stuur me je email en ik stuur je een uitnodiging. Van klantenservice gesproken ! 🙂

Als je op zoek bent naar een alternatief, kan je ook gebruik maken van Gmelius. Deze addon voor gmail zal je toelaten om

  1. emails te “snoozen” en pas later te lezen
  2. bepaalde e-mails op een ander tijdstip te versturen
  3. “read receipts” in te stellen of je met andere woorden te verwittigen als de ontvanger een e-mail gelezen heeft
  4. “follow ups” van email instellen
  5. integratie met “tot do” app van gmelius