Elke ondernemer kent het. Dezelfde vragen, elke week opnieuw. "Wat kost dit?" "Hoe lang duurt dat?" "Kan je een offerte sturen?" Stel je voor dat je een medewerker had die je prijslijst kent, je voorwaarden uit het hoofd weet, en altijd correct antwoordt.
Die medewerker bestaat - en je zet hem op in 30 minuten.
Het probleem: AI zonder context
Vraag ChatGPT "schrijf een antwoord op deze prijsvraag" en je krijgt een generiek verhaal. De AI kent je tarieven niet, je voorwaarden niet, je tone of voice niet. Het resultaat: een antwoord dat je toch volledig moet herschrijven. Of erger: een antwoord met verzonnen prijzen.
Dit is het probleem van hallucinaties. AI verzint informatie als het de juiste context niet heeft. De oplossing is niet "minder AI gebruiken" maar "AI de juiste context geven". En dat is precies wat een AI account manager doet.
Het verschil: met en zonder context
Zonder context
Vraag: "Een klant vraagt wat een website van 8 pagina's kost. Schrijf een antwoord."
Antwoord: "Beste klant, de prijs voor een website van 8 pagina's varieert tussen €2.000 en €10.000, afhankelijk van..."
→ Vaag, generiek, geen eigen prijzen, verkeerde aanspreekvorm
Met context-document
Vraag: "Een klant vraagt wat een website van 8 pagina's kost. Schrijf een antwoord."
Antwoord: "Hey [naam], bedankt voor je vraag! Een website van 8 pagina's zit bij ons in het Professional pakket (€1.400 eenmalig). Dat is inclusief responsive design, SEO-basisoptimalisatie en de SiteBox Editor waarmee je zelf teksten aanpast. Wil je dat we even bellen om je project te bespreken?"
→ Specifiek, eigen prijzen, juiste tone of voice, directe CTA
In 5 stappen naar je AI account manager
Stap 1: Verzamel je documenten (10 min)
Maak een map aan met deze bestanden:
- • Prijslijst of tarievenoverzicht
- • Algemene voorwaarden
- • Visie, missie en kernwaardes
- • Een voorbeeld-offerte (als template)
- • FAQ of veelgestelde klantvragen
- • Eventueel: technische productspecificaties
Tip: je hoeft geen perfecte documenten te hebben. Een Google Doc met je standaardprijzen is al genoeg.
Stap 2: Maak een project aan (5 min)
In Claude: ga naar Projects > nieuw project. Geef het een naam zoals "Account Manager [bedrijfsnaam]".
In ChatGPT: maak een Custom GPT aan via Explore GPTs > Create, of gebruik Custom Instructions in Settings.
Stap 3: Upload je documenten (5 min)
Upload alle bestanden naar het project. Claude accepteert PDF, Word, TXT. ChatGPT GPTs accepteren dezelfde formaten in de Knowledge sectie.
Stap 4: Schrijf je systeemprompt (10 min)
Dit is het belangrijkste stuk. De systeemprompt vertelt de AI HOE hij moet reageren. Kopieer dit als startpunt:
Je bent de account manager van [BEDRIJFSNAAM]. Je beantwoordt klantvragen op basis van de documenten die je hebt ontvangen. Regels: - Gebruik altijd de prijzen en voorwaarden uit de meegeleverde documenten - Gebruik "je/jij" aanspreekvorm, nooit "u" - Wees direct en vriendelijk, niet formeel - Als je iets niet weet of als de informatie niet in je documenten staat, zeg dat eerlijk. Verzin NOOIT prijzen of voorwaarden - Eindig altijd met een concrete volgende stap (bel, mail, plan een afspraak) - Houd antwoorden kort: max 150 woorden Je tone of voice: [beschrijf hier je stijl, bijv. "warm maar zakelijk, Vlaamse toon, geen corporate jargon"]
Stap 5: Test met echte klantvragen (5 min)
Test met vragen die je elke week krijgt:
- • "Wat kost [product/dienst]?"
- • "Wat zijn jullie levertijden?"
- • "Kan je een offerte sturen voor [specifiek project]?"
- • "Wat is jullie retourbeleid?"
Check of de antwoorden kloppen met je echte prijzen en voorwaarden. Pas de systeemprompt aan tot het resultaat je bevalt.
Welke documenten per sector
Niet elk bedrijf heeft dezelfde documenten nodig. Hier een overzicht per sector.
| Sector | Documenten |
|---|---|
| Bouw & renovatie | Prijslijst materialen, offerte-template, garantievoorwaarden, technische fiches, leveringstermijnen |
| Horeca & catering | Menukaart met prijzen, cateringpakketten, allergenenlijst, reserveringsvoorwaarden, annulatiebeleid |
| Retail & e-commerce | Productcatalogus, retourbeleid, verzendkosten, FAQ, garantievoorwaarden |
| Diensten & consultancy | Uurtarieven/pakketten, SLA, scope-template, case studies, samenwerkingsovereenkomst |
Claude Projects vs ChatGPT Custom GPTs
Claude Projects
- Upload bestanden direct in een project
- Context blijft bewaard tussen gesprekken
- Max ~200.000 tokens context
- Sterk in: lange documenten doorlezen, nuance begrijpen
- Prijs: €20/maand (Pro plan)
ChatGPT Custom GPTs
- Maak een custom GPT met Knowledge files
- Deel met je team via link
- Max ~100.000 tokens in Knowledge
- Sterk in: integraties (browsing, DALL-E, code)
- Prijs: €20/maand (Plus plan)
Wanneer welke? Claude als je veel documenten hebt en nauwkeurigheid belangrijk is. ChatGPT als je de GPT wilt delen met collega's of integraties nodig hebt.
Email koppelen aan je AI account manager
Zowel Claude als ChatGPT bieden de mogelijkheid om je email te koppelen. Je kopieert een binnenkomende klantvraag in het project en de AI stelt een antwoord op basis van je context-documenten.
Praktisch: kopieer de email, plak in je AI account manager project, en vraag: "Schrijf een antwoord op deze email." Het antwoord bevat je eigen prijzen, voorwaarden en tone of voice.
Tip: voor terugkerende vragen (prijsaanvragen, beschikbaarheid) kun je standaardantwoorden laten genereren en opslaan als templates.
Context is geen luxe, het is een noodzaak
De Standaard publiceerde recent een artikel waarin UAntwerpen-onderzoekers waarschuwen: "geef chatbots niet te veel context." Na honderden uren werken met AI is de ervaring precies het omgekeerde. Hoe meer relevante context je geeft, hoe beter het antwoord. De sleutel zit in het woord "relevant". Een prijslijst uploaden is relevant. Je hele website copy erin gooien is dat niet.
Een AI account manager is hier het perfecte voorbeeld van. Zonder je documenten hallucineert de AI prijzen en voorwaarden. Met je documenten geeft hij antwoorden die je direct kunt doorsturen. Context is geen luxe, het is een noodzaak.
Meer hierover in editie #14: Betere AI-antwoorden door context.
Drie stappen om vandaag te beginnen
-
1.
Maak vandaag een map aan met je 5 belangrijkste bedrijfsdocumenten. 10 minuten werk.
-
2.
Zet een project op in Claude of ChatGPT met de systeemprompt hierboven. 15 minuten.
-
3.
Test met 3 echte klantvragen die je deze week hebt ontvangen. 5 minuten.
Wil je weten waar AI het meeste oplevert?
Wil je weten welke processen in jouw bedrijf het meeste baat hebben bij AI? Boek een gratis AI Scan van 30 minuten.
Gratis AI Scan boekenElke week praktische AI-tips in je inbox