Privacybeleid

Wie zijn wij

Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor jouw persoonsgegevens.

Heb je een vraag over hoe we met jouw gegevens omgaan? Stuur een mail naar info@mailbox-marketing.be of bel ons op +32 495 20 00 73. Mailbox verwerkt geen bijzondere categorieën persoonsgegevens op grote schaal, waardoor een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) niet wettelijk verplicht is. Je vragen komen terecht bij Bart Van Deuren.

Welke gegevens we verzamelen

We verzamelen alleen gegevens die we écht nodig hebben. Hieronder een overzicht per situatie.

Als je het contactformulier invult

• Naam (verplicht)
• E-mailadres (verplicht)
• Telefoonnummer (optioneel)
• Bedrijfsnaam (optioneel)
• Bericht (verplicht, inhoud die je zelf schrijft)
• IP-adres (technisch, voor anti-spam)
• Tijdstip van verzending

Als je je inschrijft op KMODigitaal of een andere nieuwsbrief

• E-mailadres (verplicht)
• Naam (optioneel)
• Tijdstip van inschrijving (bewijs van toestemming)
• IP-adres bij inschrijving (bewijs van toestemming)
• Klikgedrag in onze e-mails (welke links je opent, om de inhoud te verbeteren)

Als je klant bent of een offerte aanvraagt

• Bedrijfsgegevens (naam, adres, BTW-nummer, KBO)
• Contactpersoon (naam, functie, e-mail, telefoon)
• Facturatiegegevens (bankrekening waar van toepassing)
• Projectgegevens (briefings, feedback, communicatie)

Als je onze website bezoekt

• IP-adres (geanonimiseerd waar mogelijk)
• Browser-type en versie
• Apparaat-type (desktop / mobiel / tablet)
• Pagina's die je bekijkt en tijdsduur
• Verwijzende website (waar je vandaan kwam)
• Cookies, zie ons aparte cookiebeleid voor de volledige lijst en categorieën

Server-logs

Onze webserver houdt automatisch logs bij voor security en debugging: IP-adres, request-URL, status-code, user-agent, tijdstip. Deze logs bewaren we maximaal 90 dagen.

Hoe we bezoek meten

We meten op drie manieren. Google Search Console gebruiken we altijd: dat toont ons geaggregeerde zoek- en vindbaarheidsdata (welke zoekopdrachten je naar ons brachten, op welke positie we staan) zonder cookies te plaatsen of individuele bezoekers te identificeren.

Daarnaast gebruiken we Google Analytics 4 om te zien welke pagina's gelezen worden en waar bezoekers afhaken. Dat gebeurt enkel als jij analytische cookies aanvaardt in de cookie-banner. Geef je geen toestemming, dan staat onze toestemmings-instelling op weigeren en worden er geen analytische cookies geplaatst en geen gegevens naar Google gestuurd. Je kunt je keuze op elk moment herzien via "Cookie-instellingen" onderaan elke pagina. We gebruiken die gegevens om de site te verbeteren, niet om jou als persoon te herkennen.

Ten slotte gebruiken we Umami, een meetinstrument dat we zelf beheren op een eigen server. Umami plaatst geen cookies en bewaart je IP-adres niet. Het telt welke pagina's bekeken worden, waar bezoekers vandaan komen en met welk soort toestel en browser, zonder jou als persoon te herkennen. Omdat er niets op je toestel opgeslagen wordt, staat het niet in de cookie-banner.

Daarnaast gebruiken we Leadinfo, dat aan het IP-adres van een bezoeker herkent welk bedrijf op onze site langskwam. Zo zien we welke organisaties interesse tonen in onze diensten. Het gaat om herkenning van organisaties, niet om een profiel van jou als persoon, en die gegevens gaan niet naar advertentienetwerken. Ook dit gebeurt enkel als jij marketing-cookies aanvaardt. Weiger je, dan wordt het script niet geladen.

Welke cookies bij dit alles horen en hoe lang ze blijven staan, lees je in ons cookiebeleid.

Waarom we deze gegevens verwerken (rechtsgrond)

Onder GDPR mogen we jouw gegevens alleen verwerken als we daar een geldige rechtsgrond voor hebben. Per soort gegeven leggen we uit welke rechtsgrond we gebruiken.

Met wie we deze gegevens delen

We verkopen jouw gegevens nooit. We delen ze enkel met partijen die ons helpen onze diensten uit te voeren, onze zogenaamde verwerkers, en alleen voor de doelen hierboven beschreven. Met elke verwerker sluiten we een verwerkersovereenkomst (DPA).

We kunnen jouw gegevens ook delen met onze accountant of belastingadviseur (voor de wettelijke boekhoudplichten), met een advocaat (voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen) en met overheidsinstanties als we daar wettelijk toe verplicht zijn (rechtbanken, fiscus, GBA). We delen geen gegevens met partijen die niet noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening of een wettelijke verplichting.

Hoelang we jouw gegevens bewaren

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig.

Hoe we jouw gegevens beveiligen

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen.

Technisch:

• HTTPS / TLS-encryptie op alle verbindingen met onze website
• Sterke wachtwoorden en tweefactor-authenticatie waar mogelijk
• Regelmatige back-ups op een gescheiden locatie
• Software-updates en security-patches volgen we kort op
• Toegangscontrole: alleen medewerkers die het echt nodig hebben, hebben toegang
• Encryptie van gevoelige data in rust, waar van toepassing

Organisatorisch:

• Geheimhoudingsplicht voor alle medewerkers
• Verwerkersovereenkomsten (DPA's) met al onze verwerkers
• Periodieke evaluatie van toegangsrechten
• Datalek-procedure met meldplicht binnen 72 uur aan de GBA, conform GDPR art. 33

Geen enkele beveiliging is 100% waterdicht. Als er ondanks onze maatregelen toch iets misgaat met jouw gegevens, brengen we je daarvan op de hoogte conform onze wettelijke verplichtingen.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Onze website-hosting draait binnen de EU. Sommige andere verwerkers zijn wel gevestigd in de Verenigde Staten of gebruiken Amerikaanse cloud-infrastructuur. Dat geldt onder meer voor Google, dat wij inzetten voor Google Analytics 4 nadat jij daarvoor toestemming hebt gegeven.

Voor doorgiftes buiten de EER baseren we ons op:

• Adequacy decisions van de Europese Commissie, bijvoorbeeld het EU-US Data Privacy Framework, voor verwerkers die daarbij aangesloten zijn.
• Standard Contractual Clauses (SCC's), modelclausules van de Europese Commissie, ondertekend met onze niet-EER-verwerkers.
• Aanvullende waarborgen: encryptie, pseudonimisering, IP-anonimisering waar mogelijk.

Jouw rechten

Onder GDPR heb je een aantal rechten over jouw persoonsgegevens. Je kunt ze allemaal gratis uitoefenen door ons een mail te sturen.

Hoe oefen je deze rechten uit?

Stuur een mail naar info@mailbox-marketing.be met: (1) welk recht je wilt uitoefenen, (2) een omschrijving waarover het gaat, en (3) een kopie van je identiteitskaart om te bewijzen dat jij het bent (je mag de pasfoto en het rijksregisternummer afschermen). We reageren binnen één maand na ontvangst. Bij complexe verzoeken kunnen we deze termijn verlengen tot drie maanden, met een tussenbericht.

Klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit

Ben je niet tevreden met hoe we jouw verzoek afhandelen? Dan heb je altijd het recht om klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

We stellen het op prijs als je eerst contact met ons opneemt, vaak kunnen we het samen oplossen.

Cookies

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën. Welke cookies we gebruiken, voor welk doel en hoelang ze blijven staan, lees je in ons aparte cookiebeleid. Je beheert jouw cookie-voorkeuren via onze cookie-banner of via de instellingen van je browser.

Wijzigingen aan dit privacybeleid

We kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld als de wetgeving wijzigt of als we nieuwe tools in gebruik nemen. De datum van laatste wijziging staat bovenaan deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen brengen we je actief op de hoogte (bv. via mail of een banner op de website). Voor minder ingrijpende wijzigingen volstaat de update op deze pagina.

Vragen of opmerkingen

Heb je een vraag over dit privacybeleid? Of wil je een recht uitoefenen?

We reageren binnen 5 werkdagen op gewone vragen, en binnen 1 maand op formele GDPR-verzoeken.