Odoo is een Belgisch succesverhaal en zit intussen bij duizenden KMO's op de werkvloer: verkoop, facturatie, voorraad en klantenopvolging op één plek. Sinds versie 19 zit er AI in. Maar wat betekent dat concreet voor een bedrijf van tien of twintig mensen?
We vroegen het aan Tom Merckx, zaakvoerder van Evato in Bornem. Zijn team van 19 mensen implementeert Odoo bij Belgische KMO's. Hij is dus geen leverancier van AI, wel iemand die elke week ziet waar het werkt en waar het misloopt.
Na dit gesprek weet je:
- Waar een KMO vandaag de meeste tijd verliest, en welk deel daarvan AI kan overnemen
- Wat het verschil is tussen ChatGPT en AI die in je eigen bedrijfssoftware zit
- Wat AI in Odoo ongeveer kost, en waar de echte investering zit
- Met welke ene taak je best begint, en hoe je meet of het werkt
Waar verliest een KMO vandaag de meeste tijd?
Wat doet Evato, en waar verliezen de KMO's waarmee jullie werken de meeste tijd die AI zou kunnen terugwinnen?
"Evato helpt Belgische KMO's om hun dagelijkse bedrijfsvoering te organiseren met Odoo: verkoop, facturatie, voorraad, klantenopvolging, allemaal op één plek. We zijn een team van 19 mensen die daar elke dag mee bezig zijn, bij ons op kantoor in Bornem.
Als ondernemer zelf zie ik elke week hetzelfde bij onze klanten: de grootste tijdverspilling zit in werk dat eigenlijk al ergens digitaal binnenkomt, maar nog manueel moet worden overgenomen.
Denk aan een bestelling die een klant per mail doorstuurt, die moet dan nog met de hand worden ingegeven in het systeem. Of medewerkers die tijd verliezen om de juiste informatie of cijfers terug te vinden, terwijl die eigenlijk al ergens in Odoo zitten. Ook de voorbereiding van een klantbezoek kost vaak veel tijd: de geschiedenis van die klant nog eens doornemen, vorige afspraken terugzoeken, en achteraf een net verslag met de juiste actiepunten opstellen.
Dat zijn stuk voor stuk kleine, terugkerende taken, maar bij een KMO met tien of twintig medewerkers loopt dat op tot uren per week."
"De grootste tijdvreter in een KMO is niet het werk zelf, maar het zoeken, overtypen en controleren rond dat werk."
In gewone taal: wat betekent "AI in Odoo"?
Voor een zaakvoerder zonder technische achtergrond: wat betekent dat concreet, en waar zit die AI dan precies?
"Een klassiek systeem toont je gewoon een lijst: al je openstaande offertes, al je klanten, al je facturen. Met AI kan je die lijst een vraag stellen. Je typt bijvoorbeeld 'welke offertes verdienen vandaag mijn aandacht?', en het systeem geeft je een antwoord op basis van bedrag, vervaldatum, en wat er al met die klant is gecommuniceerd. Je krijgt dus geen lijst meer, je krijgt een inzicht.
Die AI zit niet achter één knop, ze zit verspreid over het systeem: in je verkoop, je boekhouding, je klantendossiers, je helpdesk, je e-mails. En het is intussen meer dan tekst schrijven of samenvatten. Sinds Odoo 19 kan je eigen AI-medewerkers instellen, wij noemen dat agents, die je een rol en duidelijke instructies meegeeft. Zo'n agent kan bijvoorbeeld zelf een binnenkomende aanvraag omzetten in een lead, of een actie uitvoeren in het systeem. Niet enkel een antwoord geven dus, maar ook effectief iets doen.
Het bijzondere is dat die AI je dossier al kent. Ze weet, binnen de juiste rechten, wat er in die offerte staat, wat er vroeger met die klant is afgesproken, en waar dat project staat. Je kan het vergelijken met een assistent die je dossier al gelezen heeft nog voor je de vraag stelt, en die je bovendien kan trainen op je eigen bedrijfsinformatie: je procedures, je klantendossiers, je manier van werken."
"ChatGPT kent taal. AI in Odoo combineert die taalvaardigheid met de informatie en de processen van je eigen bedrijf."
"Kortom: het is geen extra tool die je moet leren, het is een stille collega die je dossier al kent en op de achtergrond meewerkt in het systeem dat je al gebruikt."
Wat werkt vandaag al?
Geef twee of drie dingen die een KMO nu al met AI in Odoo doet en die écht werken.
"Ik neem er drie die er echt uitspringen.
Ten eerste, in de boekhouding. Waar AI vandaag het grootste verschil maakt, is het automatisch matchen van binnenkomende betalingen aan de juiste factuur, en het voorbereiden en controleren van een jaarlijks auditrapport. Je kan het systeem letterlijk vragen 'start de audit' of 'voer de volledige controle van de vermogenscyclus uit', en het doorloopt zelf de nodige checks en signaleert afwijkingen. Dat is werk dat vroeger dagen kostte.
Ten tweede, klantcommunicatie voorbereiden. AI kan de volledige historiek van een klant samenvatten en een antwoord voorbereiden, zodat een verkoper niet eerst tien e-mails en interne notities moet doorlopen. Dat is bijzonder nuttig wanneer iemand afwezig is, of wanneer een collega een dossier overneemt.
En ten derde, commerciële opvolging. AI kan de openstaande opportuniteiten analyseren en voorstellen wie je eerst zou moeten opbellen, en meteen een opvolgmail voorbereiden op basis van de offerte en de eerdere communicatie. De verkoper beslist nog altijd wie hij contacteert en wat hij verstuurt, maar hij begint niet meer met een leeg scherm.
En dat brengt me bij een belangrijke nuance: AI hoeft geen volledige functie over te nemen om rendabel te zijn. Als ze elke medewerker maar twintig minuten per dag bespaart, is de impact op jaarbasis al aanzienlijk."
De case: een groothandel die bestellingen niet meer overtypt
Vertel over een KMO waar het een duidelijk verschil maakte.
Het probleem. Een Belgische groothandel kreeg naast zijn geoptimaliseerde EDI- en webshopbestellingen ook nog minstens de helft van zijn bestellingen gewoon per mail binnen: soms artikelen en aantallen in de tekst van de mail zelf, soms een handgeschreven bijlage, soms een Excel-bestand, of zelfs een link naar een extern systeem. Al die verschillende vormen moesten door medewerkers manueel overgenomen worden in het systeem.
Wat ze deden. Samen met de Belgische start-up Hyperfox zetten ze een systeem op dat die inkomende mails zelf leest, herkent en automatisch omzet naar een bestelling in Odoo. De klant heeft daarbij een portaal waar hij de verwerkte input nog kan controleren en corrigeren, en net daardoor leert het systeem: elke correctie maakt het slimmer.
Het resultaat. Na een paar maanden wordt 90 à 95% van die bestellingen volledig correct herkend, zonder tussenkomst.
"Je kan het vergelijken met een nieuwe collega die je de producten leert kennen: in het begin kijk je nog goed mee, maar na verloop van tijd doet die het zelfstandig. Dat bespaart de klant enorm veel tijd, tijd die nu gaat naar iets waar het wél om draait: klanten opvolgen in plaats van bestellingen overtypen."
Eerlijk: wat werkt nog niet?
Waar zijn de verwachtingen overdreven, en waar loopt een AI-project in Odoo meestal mis?
"De grootste overschatting is dat je AI gewoon aanzet, zoals een lichtschakelaar, en dat ze vanaf dan zelfstandig je bedrijf organiseert. Zo werkt het niet. AI kan overtuigend klinken, ook wanneer ze fout zit, en dat vraagt controle.
In Odoo werkt de AI-app pas goed met doordachte prompts: je moet eerst analyseren, afbakenen en controleren, pas dan doet ze wat je verwacht. En een project loopt meestal mis omdat de data niet in orde is, het proces zelf niet duidelijk is afgesproken, of omdat men meteen te groot wil beginnen in plaats van klein te starten en het systeem te laten inwerken."
"AI maakt een goed proces sneller, maar kan van een slecht proces ook sneller chaos maken."
Hoeveel houdt de mens in handen?
Bij AI die zelf offertes opstelt of facturen boekt: waar ligt de grens, en waar moet een KMO op letten qua data en privacy?
"Bij ons is het uitgangspunt altijd: AI stelt voor, de mens beslist. Of het nu gaat over een offerte, een boeking of een antwoord aan een klant, het systeem maakt een eerste versie klaar, maar iemand keurt die nog goed voor ze effectief verstuurd of geboekt wordt. Zeker bij prijzen, contracten of uitzonderlijke boekingen laten we AI nooit zelfstandig beslissen, net omdat ze overtuigend kan klinken terwijl ze fout zit.
Wat betreft data en privacy is de belangrijkste vraag voor een KMO: welke data verlaat je Odoo-omgeving, en naar waar? Sommige AI-functies draaien volledig binnen Odoo zelf, andere maken gebruik van een externe AI-leverancier. Daar moet je vooraf weten welke leverancier dat is, in welke regio die data verwerkt wordt, en of dat te verzoenen is met GDPR. Voor gevoelige klant- of personeelsgegevens is dat geen detail. Dat moet je vooraf met je Odoo-partner bespreken, niet achteraf ontdekken.
Als vuistregel geef ik mee: hoe groter de impact van een beslissing (prijs, contract, betaling), hoe meer menselijke controle je erop houdt. AI neemt het voorbereidende werk uit handen, niet de eindverantwoordelijkheid."
Wat kost het?
Wat kost het een KMO ongeveer, en vanaf welke situatie begint het écht de moeite te lonen?
"De AI-app zelf zit standaard in Odoo, daar betaal je niets extra voor. Waar wel een kost bijkomt, is zodra je effectief AI-agents wil inzetten: daarvoor koppel je een externe AI-dienst, zoals ChatGPT of Gemini, en betaal je op basis van tokens, dus per gebruik.
Een paar euro tot enkele tientallen
Per maand, voor een KMO die 500 tot 2.000 AI-acties laat uitvoeren.
De opzet is de kost
Proces analyseren, prompts schrijven, het systeem laten inwerken. Daar zit de echte investering.
Zelfs bij intensiever gebruik, over sales, boekhouding en support samen, blijft dat meestal beperkt tot enkele tientallen tot een paar honderd euro per maand. Die tokenkost is dus zelden het probleem.
Vanaf het moment dat je merkt dat meerdere medewerkers elke dag tijd verliezen aan hetzelfde soort herhalend werk, begint het de moeite te lonen. De tokenkost zelf weegt dan nauwelijks door tegenover de tijd die je terugwint."
De eerste stap
Wat is de kleinste eerste stap die je een KMO aanraadt?
"Begin niet met de vraag 'wat kunnen we allemaal met AI doen?'. Begin met: welke terugkerende taak kost ons veel tijd en weinig denkwerk?
Kies daarbij één handeling die vaak terugkomt, voldoende gegevens bevat, gemakkelijk te controleren is, en weinig risico met zich meebrengt als het eerste voorstel niet meteen perfect is. Denk aan het samenvatten van een klantendossier, het classificeren van binnenkomende aanvragen, of het voorbereiden van een standaard opvolgmail.
Meet vóór je start hoeveel tijd die taak vandaag kost. Test het daarna met een beperkt aantal medewerkers, en meet opnieuw. Pas wanneer het aantoonbaar werkt, breid je uit."
"AI is geen doel en geen strategie, het is gereedschap. De echte winst ontstaat wanneer je het toepast op een duidelijk bedrijfsprobleem, met goede gegevens, en met een mens die verantwoordelijk blijft."
Meer uit dit gesprek
Speelt lokale nabijheid mee als het over AI gaat?
"Zeker. Odoo is een Belgisch succesverhaal, maar voor een KMO is vooral belangrijk dat het platform rekening houdt met onze lokale realiteit: Belgische boekhouding, btw, Peppol en Europese privacywetgeving. Daarnaast blijft de implementatiepartner belangrijk. Software kan internationaal zijn, maar je bedrijfsprocessen zijn dat niet altijd. Een lokale partner begrijpt sneller hoe een Belgische KMO verkoopt, factureert en georganiseerd is, en dat is net zo belangrijk bij AI: die moet afgestemd worden op jouw manier van werken, niet omgekeerd."
E-facturatie via Peppol is verplicht. Hoe past AI daarin?
"Peppol zelf heeft niets met AI te maken, dat is een gestructureerd, machineleesbaar formaat, dus die facturen worden vandaag al automatisch verwerkt zonder AI. Waar AI wél bijkomt, is bij alles wat niet via Peppol binnenkomt of wat er rond die facturatie gebeurt: het matchen van betalingen aan facturen, het opvolgen van openstaande bedragen, of het voorbereiden van je jaarlijkse audit. Peppol zorgt voor de instroom van correcte data, AI zorgt ervoor dat je met die data ook minder manueel werk hebt achteraf."
Meer over de e-facturatieplicht lees je in editie 24.
Wat is het verschil tussen ingebouwde AI en gekoppelde AI?
"De AI die standaard in Odoo zit, werkt binnen je eigen dossier: ze kent je klant, je offerte, je voorraad, en gebruikt dat om je te helpen. Wil je een AI-agent laten werken, dus een assistent die zelf taken uitvoert, dan moet je die koppelen aan een externe AI-dienst zoals ChatGPT of Gemini. Het verschil zit dus niet in goed versus slecht, maar in waar de intelligentie vandaan komt: bij de ingebouwde functies zit alles binnen Odoo, bij de agents huur je als het ware het taalvermogen van een externe partij in, terwijl Odoo zelf de context en de data blijft leveren."
Wat is de grootste misvatting?
"Dat AI een apart project is, iets wat je erbij doet naast je bestaande systeem. Klanten komen soms binnen met 'we willen iets met AI doen', zonder dat er een concreet probleem achter zit. Dan begin je eigenlijk verkeerd. Bij ons draaien we die vraag altijd om: niet 'wat kunnen we met AI doen', maar 'welke terugkerende taak kost ons veel tijd, en kunnen we die met AI verlichten'. Zodra je dat omdraait, wordt het meteen concreet en meetbaar."
"Voor een KMO zit de grootste AI-kans niet in het vervangen van mensen. Ze zit in het wegnemen van het repetitieve werk dat mensen vandaag verhindert om klanten goed te helpen, beslissingen te nemen en hun vak uit te oefenen."
Tom Merckx, Evato
Drie stappen voor maandagochtend
-
1.
Schrijf op welke terugkerende taak bij jou veel tijd kost en weinig denkwerk vraagt. Eén taak, niet vijf.
-
2.
Meet hoeveel tijd die taak vandaag kost. Een week bijhouden volstaat.
-
3.
Vraag je softwarepartner welke data je systeem verlaat als je AI aanzet, en naar welke regio. Vóór je begint, niet erna.
Elke donderdag één AI-tool en één workflow die je meteen kan toepassen. Gratis, Belgisch, en zonder poespas.
Schrijf je in voor KMODigitaalGerelateerde content
Over de geïnterviewde
Tom Merckx is zaakvoerder van Evato, Odoo Gold Partner in Bornem, met een team van 19 medewerkers. Meer over hun aanpak op evato.be. Dit gesprek werd afgenomen in juli 2026. De antwoorden zijn nagelezen en goedgekeurd door de geïnterviewde.