E-invoicing in België: Verplicht, maar ook een kans voor kleine zelfstandigen en kmo’s
De digitale trein is vertrokken en of je nu een zelfstandige tuinman, bouwondernemer of een gepassioneerde uitbater van een paardenpension bent: vanaf 1 januari 2026 moet je op die trein zitten. Elektronische facturatie (e-invoicing) wordt dan verplicht voor alle btw-plichtige bedrijven in België.
E-facturatie is veel meer dan alleen wettelijk verplicht: het maakt jouw facturatie veel efficiënter, zorgt voor snellere betalingen en vermindert administratief werk. Voor kmo’s die vaak met beperkte middelen werken, biedt het een eenvoudige manier om minder afhankelijk te zijn van Excel-ordners of oude boekhoudpraktijken. Bovendien toont het je professionaliteit naar klanten en partners toe.
Geen paniek. In deze blog leg ik je uit wat er verandert, wat Peppol is, welke tools je kan gebruiken en misschien nog belangrijker, hoe je als praktische ondernemer op een eenvoudige manier mee bent.
Wat verandert er precies?
E-invoicing wordt binnenkort de norm, en dat maakt deel uit van de bredere Europese hervorming onder de naam VIDA (VAT in the Digital Age). Die wetgeving wil btw-fraude tegengaan én de administratie stroomlijnen.
Concreet betekent dit:
- Vanaf 1 januari 2026 wordt e-factureren verplicht via Peppol in België voor b2b-transacties.
- Vanaf 2030 wordt dit de Europese standaard voor internationale b2b-facturatie.
- De fiscus zal e-facturen in real time kunnen inzien, wat zorgt voor meer transparantie en een mogelijk snellere btw-teruggave.
Wat is Peppol en waarom is het belangrijk?
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is het beveiligde netwerk waarop je vanaf 2026 moet factureren. Geen gewone mail dus maar een gestandaardiseerde veilige digitale uitwisseling van facturen. Je sluit je aan bij een Peppol Access Point, een soort ‘provider’, waarna je facturen automatisch en foutloos verstuurd worden.
Kort gezegd: Peppol doet voor e-facturen wat je telefoonprovider doet voor sms’en. Het zorgt dat je bericht veilig bij de juiste persoon terechtkomt. Dat betekent, geen facturen via mail of PDF die verloren raken of onderschept worden. Bovendien garandeert compliant software dat je voldoet aan de Belgische en Europese regelgeving zonder extra moeite.
Welke e-invoicing software past bij jou?
Als zelfstandige of kmo wil je natuurlijk een oplossing die niet alleen wettelijk in orde is, maar ook praktisch, betaalbaar en lokaal ondersteund wordt. Daarom is het slim om bewust te kiezen voor een tool die in België gemaakt is of hier sterk aanwezig is. Hieronder vind je een overzicht.
Belgische software (met lokale roots of sterke verankering)
| TOOL | VOOR WIE? | STERKTEPUNTEN |
|---|---|---|
| Odoo | Kmo’s, ambitieuze zelfstandigen | zeer flexibel, uitbreidbaar met andere modules (CRM, voorraad, offertes), Peppol-ready |
| Billit | Zelfstandigen, kleine kmo’s | lage instap, boekhouder-connecties, Peppol-integratie |
| ClearFacts | Boekhoudkantoren & ondernemers | samenwerking met boekhouder centraal, Belgisch platform |
| Octopus | Zelfstandige & kleine bedrijven | eenvoudige interface, eigen Peppol-koppeling, lage maandprijs |
| Yuki | Boekhouders & hun klanten | hoewel overgenomen, nog sterk Belgisch ondersteund |
| Exact Online | Kmo’s, dienstverleners | bevat Belgische btw-regime, Peppol-integratie, veel boekhouderkoppelingen |
| Dexter | Kleine en middelgrote ondernemingen | Belgische tool met focus op intuïtieve facturatie en ondersteuning bij Peppol |
Voordeel van Belgische software? Je krijgt ondersteuning in het Nederlands, er wordt rekening gehouden met Belgische wetgeving (zoals btw, sociale bijdragen, fiscale fiches) en de implementatie van Peppol is vaak al voorzien.
De voordelen en ja, die zijn er écht
Als je puur kijkt naar de verplichting voelt het misschien als “nog iets dat erbij komt”.
Ik zie het anders. Dit is een kans om orde te scheppen in je administratie en ja, dat zeg ik met oprechte overtuiging, vanuit mijn ervaring met kleine zelfstandigen die vaak overspoeld worden door papierwerk.
- Sneller betaald worden;
- Geen fouten meer door manueel overtypen;
- Geen gedoe meer met verloren facturen in je mailbox;
- Minder afhankelijk van je boekhouder voor dagelijkse administratie.
En mijn favoriet: je wint tijd en voor mijn klanten die al 14 uur per dag werken met hun handen, is tijd goud waard.
Zijn er ook nadelen? Natuurlijk, maar niet onoverkomelijk
- Je moet je eenmalig registreren bij een Peppol Access Point;
- Je zal je huidige facturatie misschien moeten aanpassen of overstappen op een andere tool;
- Voor wie allergisch is aan computers: er is een korte leercurve.
E-facturatie als onderdeel van digitale transformatie
Digitalisering lijkt misschien iets voor grote bedrijven, maar ook kleine ondernemers zetten steeds vaker stappen in die richting – vaak zonder dat ze het zelf beseffen. E-facturatie is voor velen het eerste concrete digitale proces. En dat opent de deur naar meer grip op je offertes, planning, facturen en administratie.
En weet je niet goed waar te beginnen? Goed nieuws: daar kom ik in beeld. Ik help je technisch én praktisch, op een manier die bij jouw werkstijl past. Geen complexe software, geen Engelstalige handleidingen of vakjargon. Gewoon duidelijk en begrijpelijk.
Mailbox marketing helpt je verder met je webshop
Werk je al samen met een webpartner zoals Mailbox? Dan kunnen we jouw e-facturatie meteen afstemmen op je website of webshop – volledig op maat van jouw zaak. Zo wordt e-invoicing niet alleen een verplichting, maar ook een slimme stap vooruit.
Je hoeft het dus niet alleen te doen. Samen zetten we haalbare, praktische stappen richting digitale rust en efficiëntie.
Hoe weet je of je website, webshop al klaar is voor e-facturatie?
Heb je een WooCommerce– of Shopify-webshop? Dan is het belangrijk na te gaan of je systeem e-facturatie ondersteunt (bijvoorbeeld via Peppol). Tools zoals Billit of Octopus bieden plugins of koppelingen aan die naadloos integreren.
Wil je alles weten over hoe je e-facturatie concreet aanpakt in WooCommerce? Lees dan zeker ons artikel: WooCommerce en Peppol: alles wat je moet weten over e-commerce facturatie.
Indien je jouw webshop door Mailbox hebt (of dit overweegt), kunnen zij eenvoudig beoordelen of de setup Peppol-klaar is en zorgen ze voor een correcte configuratie in combinatie met jouw hosting en WordPress-omgeving.
Wat jij je misschien afvraagt
| Vraag | Antwoord |
|---|---|
| Moet ik nu al overstappen? | De verplichting voor B2B-facturen geldt vanaf 1 januari 2026. Maar beginnen nu geeft ruimte om rustig te oefenen. |
| Wat als mijn boekhouder al e-factureert? | Veel boekhouders automatiseren, maar jij blijft aansprakelijk. Zelf opstarten geeft controle én extra overzicht. |
| Is het veel werk of duur? | Tools zijn betaalbaar (vanaf ca. €10/maand). Meer nog: de tijd- en foutreductie betaalt zich snel terug. |
| Kan ik ondersteuning krijgen? | Ja hoor. Ik help je graag op een manier die past bij jouw manier van werken: duidelijk, eenvoudig en zonder gedoe. Werk je samen met een webpartner zoals Mailbox? Dan zorgen we samen voor een vlotte technische integratie, helemaal op maat. |
Veel gestelde vragen
Vanaf wanneer is e-facturatie verplicht voor zelfstandigen en kmo’s in België?
Vanaf 1 januari 2026 is e-facturatie verplicht voor alle btw-plichtige bedrijven in België bij B2B-transacties. Dit betekent dat je als zelfstandige of kmo je facturen elektronisch moet versturen via het Peppol-netwerk.
Wat is Peppol en waarom moet ik dit gebruiken voor e-facturatie?
Peppol is een beveiligd, internationaal netwerk waarmee bedrijven en overheden elektronische documenten, zoals facturen, veilig en gestandaardiseerd kunnen uitwisselen. Vanaf 2026 ben je verplicht om e-facturen via Peppol te versturen voor B2B-transacties in België.
Hoe kan ik mijn webshop of website klaarmaken voor e-facturatie?
Controleer of jouw webshopplatform (bijv. WooCommerce of Shopify) integraties aanbiedt met Belgische e-facturatiesoftware zoals Billit of Octopus. Werk je samen met een webpartner zoals Mailbox? Dan kunnen zij je adviseren en helpen met een correcte technische koppeling.
Wat zijn de voordelen van e-facturatie voor kleine ondernemers?
E-facturatie zorgt voor snellere betalingen, minder kans op fouten, minder administratief werk en een professionelere uitstraling. Daarnaast voldoe je meteen aan de wettelijke verplichtingen en maak je jouw administratie klaar voor de toekomst.
Klaar om ermee te starten?
E-facturatie lijkt misschien technisch of ver weg, maar met de juiste ondersteuning is het absoluut haalbaar, zelfs (of juist) voor kleine, praktische ondernemers zoals jij. Beschouw het als een investering in rust, tijd en professioneel werken.
Vergeet niet: digitalisering hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met een paar slimme aanpassingen, afgestemd op jouw werkwijze, kom je al een heel eind. Je hoeft dit echt niet alleen te doen.
Wil je samen onderzoeken welke tool het beste bij je past? Of hoe je e-facturatie eenvoudig kunt integreren met je webshop of website? Stuur me gerust een bericht.
Samen met Mailbox als betrouwbare webpartner zorgen we ervoor dat je digitale omgeving optimaal wordt ingericht, volledig afgestemd op jouw bedrijf.
Laat van je horen, zodat we samen de eerste stap kunnen zetten. Wacht niet tot 2026; dit is hét moment om rustig te beginnen.
FLOW BY BO
Groetjes,
Bo van Flow by Bo
Jouw gids in de digitale jungle
CONTACT
Tel. +32 491 731678
info@flowbybo.be
Website www.flowbybo.be
