Wist je dat de digitale revolutie in e-commerce in volle gang is? Vanaf 1 juli 2024 is e-facturatie via Peppol al verplicht voor alle Belgische bedrijven die zaken doen met de overheid. Maar daar stopt het niet! Vanaf 1 januari 2026 geldt deze verplichting ook voor alle B2B-transacties.
Wat betekent dit voor jouw webshop? In dit artikel leggen we het helder voor je uit én laten we zien hoe je jouw WooCommerce webshop hierop voorbereidt.
Een efficiënt facturatieproces is slechts één onderdeel van een goed draaiende webshop. Wil je ook je stockbeheer optimaliseren of je productpagina’s verbeteren? Dan helpen we je graag verder.
Wat is het verschil tussen Peppol, UBL en e-facturatie?
Belangrijk: E-facturatie wordt steeds vaker verplicht gesteld door overheden en grote organisaties. Begrippen als Peppol en UBL spelen hierin een centrale rol. Hieronder leggen we duidelijk uit wat deze termen betekenen en hoe ze samenhangen.
Peppol: Het netwerk voor veilige e-facturatie
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een internationaal netwerk dat het mogelijk maakt om elektronische documenten – zoals facturen – veilig, snel en gestandaardiseerd uit te wisselen. Zie het als een digitale snelweg tussen bedrijven en overheden.
- Veilig en betrouwbaar netwerk
- Gestandaardiseerde uitwisseling van documenten
- Internationaal erkend
UBL: De taal van elektronische documenten
UBL (Universal Business Language) is het standaardformaat waarin elektronische documenten, zoals e-facturen, worden opgesteld. Het zorgt ervoor dat verschillende softwarepakketten deze documenten automatisch kunnen lezen en verwerken.
- Uniform formaat voor facturen
- Machine-leesbaar en software-onafhankelijk
- Ondersteunt automatisering van boekhoudprocessen
E-facturatie: Digitaal factureren zonder papier
E-facturatie betekent het digitaal versturen en ontvangen van facturen. Geen handmatige verwerking of papierwerk meer – alles gebeurt elektronisch.
- Snellere verwerking van facturen
- Minder kans op fouten
- Efficiëntie en kostenbesparing
Hoe werken Peppol en UBL samen?
Let op: Peppol en UBL zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden.
- Peppol is het netwerk waarlangs de facturen worden verstuurd.
- UBL is het formaat waarin die facturen zijn opgesteld.
Simpel gezegd: Peppol is de snelweg, UBL is de taal die de voertuigen (facturen) spreken.
Waarom overstappen op e-facturatie?
E-facturatie via Peppol is niet alleen verplicht, maar ook superhandig. Dit zijn de voordelen voor jouw webshop:
- Sneller betaald: automatische verwerking betekent snellere betalingen.
Ben je nog op zoek naar betrouwbare betaalprovider? In dit artikel leggen we uit hoe je Mollie kan installeren in je WooCommerce. - Minder fouten: geen handmatige invoer = minder kans op fouten. Dit bespaart je tijd en frustraties.
- Minder administratieve rompslomp: je hoeft geen facturen meer handmatig te verwerken en te archiveren.
- Voldoet aan wetgeving: je voldoet aan de Peppol-wetgeving en bent klaar voor de toekomst van e-facturatie. Wil je niet achterblijven? Dan is het nú tijd om actie te ondernemen.
Case study: San-thee zet de thee klaar voor Peppol!
Sylvie van San-thee, een online winkel gespecialiseerd in thee en accessoires, was op zoek naar een manier om haar facturatieproces te automatiseren en te voldoen aan de Peppol-wetgeving. Mailbox heeft haar hierbij geholpen door de koppeling te leggen tussen haar WooCommerce webshop en Billit via webwinkelfacturen.nl.
Webwinkelfacturen.nl is een platform dat WooCommerce webshops koppelt met verschillende boekhoudpakketten, waaronder Billit. Deze koppeling zorgt ervoor dat wanneer een klant een aankoop doet in de WooCommerce webshop, de factuur automatisch in het boekhoudpakket Billit verschijnt. Vanuit Billit kan de factuur vervolgens via Peppol naar de klant worden verstuurd.
Webwinkelfacturen.nl installeren: stappenplan voor WooCommerce en Billit
Korte samenvatting
Om de koppeling tussen WooCommerce en Billit via webwinkelfacturen.nl te realiseren, moeten de volgende stappen worden genomen:
- Aanmelden: meld je aan voor een proefperiode bij webwinkelfacturen.nl en kies voor de WooCommerce en Billit koppeling.
- WooCommerce koppelen: maak API-sleutels aan in WooCommerce en vul deze in op het webwinkelfacturen.nl dashboard.
- Billit koppelen: verbind je Billit account met webwinkelfacturen.nl via OAuth.
- Status doorzetten: selecteer de WooCommerce orderstatussen die moeten leiden tot het aanmaken van een factuur in Billit.
- Instellingen in Billit: configureer de instellingen in Billit, zoals het automatisch versturen van facturen naar klanten.
Uitgebreid stappenplan
Je kan deze informatie ook terugvinden op de website van Webwinkelfacturen.nl, maar we leggen het hier even voor je uit:
Stap 1: Aanmelden proefperiode bij webwinkelfacturen
- Ga naar https://www.webwinkelfacturen.nl/koppeling
- Kies voor Woocommerce en Billit.
- Meld je aan voor de proefperiode
Na je aanmelding ontvang je een e-mail met een installatie link en je inloggegevens.
Klik op de link om naar het dashboard te gaan. Je ziet dan dat er nog rode bolletjes staan bij WooCommerce en Billit. Ga naar stap 2.
Stap 2: Woocommerce koppeling
Om webwinkelfacturen.nl en WooCommerce te koppelen, heb je API-sleutels nodig. Die maak je aan in WooCommerce.
- Ga naar de WooCommerce plugin en klik op instellingen en klik op het tabblad Geavanceerd.
- Ga naar het tabblad ‘REST API’ en klik op ‘Sleutel toevoegen’.
- Geef een duidelijke beschrijving op voor de sleutel, bijvoorbeeld ‘Boekhoudkoppeling’.
- Kies voor de rechten ‘Lezen’, want webwinkelfacturen.nl leest enkel bestellingen uit WooCommerce.
- Klik op ‘API sleutel genereren’.
- De gegenereerde consumer en secret sleutels worden getoond. Kopieer en bewaar ze goed, want je kan ze later niet meer bekijken.
- Ga terug naar het webwinkelfacturen.nl dashboard en klik op Connect bij WooCommerce.
- Vul de API-sleutels in.
Als de connectie correct gelegd is dan wordt het rode bolletje naast “Connectie WooCommerce” groen. Indien het bolletje rood blijft, kan je best het scherm nog eens refreshen of de FAQ sectie van webwinkelfacturen.nl bekijken.
Stap 3: Billit koppelen
- De verbinding met Billit gebeurt via OAuth.
- Log uit bij Billit en klik op de rode knop “Connect” in het webwinkelfacturen.nl dashboard.
- Er verschijnt een inlogscherm voor je Billit-account.
- Na het inloggen krijg je een melding om de verbinding toe te staan. Bevestig dit.
Stap 4 Status doorzetten
In het webwinkelfacturen.nl dashboard kan je aangeven bij welke WooCommerce orderstatussen bestellingen moeten worden doorgezet naar Billit. Je kan meerdere statussen aanvinken. De koppeling is beveiligd tegen dubbele doorgifte van bestellingen.
Bestellingen die een andere status hebben dan 1 van de gekozen statussen, worden de daaropvolgende nacht automatisch alsnog doorgezet naar Billit als zij 1 van de gekozen opties hebben gekregen in de WooCommerce webshop.
Stap 5: Instellingen in Billit
Nadat je WooCommerce en Billit succesvol hebt gekoppeld via webwinkelfacturen.nl, is het tijd om de puntjes op de i te zetten in Billit zelf. Log in op je Billit account en ga naar ‘Instellingen’.
Hier vind je verschillende opties om je facturatieproces te personaliseren en te automatiseren. Een handige functie is “Verstuur je facturen automatisch naar de klant”. Als je deze optie activeert, hoef je niet langer handmatig facturen te versturen. Je facturen worden automatisch 1x snachts verzonden naar je klanten. Jammer genoeg gebeurt dit maar 1x per dag en niet meteen.
Billit geeft altijd voorrang aan Peppol. Indien jouw ontvanger geen Peppol account heeft, zal het via e-mail verstuurd worden.
Neem even de tijd om de andere instellingen in Billit te verkennen. Je kunt bijvoorbeeld je factuursjabloon aanpassen, betalingsherinneringen instellen, en koppelen met andere diensten. Door Billit optimaal te configureren, zorg je voor een efficiënt en geautomatiseerd facturatieproces.
Issue met onzichtbare kortingen & de oplossing
Toen we de implementatie rond hadden, was er nog wel een issue met kortingsbonnen. Die worden in Woocommerce afgetrokken van het totaalbedrag van de factuur. Zoals op het voorbeeld hieronder.
Probleem: Op de facturen die naar klanten worden gestuurd, is de toegepaste korting niet zichtbaar. Het enige dat de klant ziet, is het eindbedrag zonder enige vermelding van korting. Dit kan tot verwarring leiden en het (onjuiste) gevoel geven dat de beloofde korting niet is toegepast.
Oplossing: Kortingslijn toegevoegd op de bestelling
Om dit probleem op te lossen, hebben we een extra lijn toegevoegd aan de bestelling die de korting expliciet toont als een negatieve waarde. Deze lijn vermindert het totaalbedrag en is zichtbaar op de factuur die via Billit wordt gegenereerd.
- De korting is nu duidelijk zichtbaar op de factuur.
- De klant ziet dat de beloofde korting effectief werd toegepast.
- Transparantie en vertrouwen worden versterkt.
Tip: Controleer altijd de voorbeeldweergave van je facturen in je facturatiepakket om na te gaan hoe kortingen worden weergegeven.
Let op: Heb je een factuur met verschillende btw-tarieven (bijvoorbeeld 6% en 21%)?
Dat is momenteel niet mogelijk om 2 verschillende lijnen (met negatieve bedragen) toe te voegen met telkens een ander btw stelsel.
Webwinkelfacturen: koppelingen met diverse boekhoudsystemen
Webwinkelfacturen.nl werkt niet alleen met Billit, maar ook met tal van andere boekhoudsystemen, waaronder:
- Exact Online
- Twinfield
- Yuki
- Reeleezee
- MoneyBird
- Factuursturen
- Asperion
- e-Boekhouden.nl
- King Finance (Muis)
- Visma eAccounting
- Offective
- Snelstart
- Minox
- Silvasoft
- Informer
- Jortt
- Rompslomp
- WeFact
- Afas
- Eenvoudigfactureren
Alternatieve WooCommerce plugins voor e-facturatie
Naast webwinkelfacturen.nl zijn er nog andere oplossingen voor e-facturatie. Sommige plugins genereren enkel UBL-bestanden die je zelf moet versturen, terwijl andere een complete oplossing bieden inclusief directe Peppol-verzending.
Er zijn WooCommerce plugins die je kunnen helpen bij het maken van UBL facturen.
Peppol Commerce: all-in-one e-facturatie binnen WordPress
Een interessant alternatief dat recent volledig beschikbaar is geworden, is Peppol Commerce. Dit is een WordPress-native plugin die e-facturatie via Peppol direct vanuit je website regelt, zonder tussenkomst van externe platformen.
Wat maakt Peppol Commerce anders?
Het grootste verschil met oplossingen zoals webwinkelfacturen.nl is dat je géén extra derde partij nodig hebt. De plugin vervangt je bestaande facturatieplugins en handelt alles af binnen WordPress. De Peppol-verzending verloopt via een ingebouwde integratie met Scrada als Access Point, waarbij alle verzendkosten inbegrepen zijn in het jaarabonnement.
Belangrijkste kenmerken
- Directe Peppol-integratie: geen aparte overeenkomst met een Access Point nodig
- Automatische B2B/B2C-detectie: alleen bestellingen mét BTW-nummer worden via Peppol verstuurd
- Ondersteunt WooCommerce en FluentCart: met plannen voor Easy Digital Downloads
- Handmatige facturen: ook los van bestellingen facturen aanmaken is mogelijk
- Meerdere BTW-tarieven: 0%, 6%, 12% en 21% worden correct uitgesplitst op de factuur
- Kortingen zichtbaar: kortingscodes worden per line item getoond op de factuur
- Configuratietijd: gemiddeld 30 minuten voor een complete setup
Integratie met je boekhouding
Peppol Commerce biedt geen directe API-koppelingen met boekhoudpakketten, maar werkt met een slimme email-workflow. Je configureert een email-trigger die bij elke aangemaakte factuur automatisch de UBL en/of PDF naar het verwerkingsadres van je boekhouder stuurt. Vrijwel alle boekhoudpakketten (Exact, Wings, Billit, etc.) ondersteunen deze automatische email-import.
Dit betekent dat je binnen Peppol Commerce meerdere triggers kunt instellen: één voor Peppol-verzending naar de klant, één voor je boekhouding, en eventueel één voor jezelf als backup.
Pricing
Peppol Commerce hanteert een jaarlijks abonnement gebaseerd op documentvolume: 300, 600 of 1200 documenten per jaar (facturen én creditnota’s). Alle Peppol-verzendkosten zijn inbegrepen. Voor agencies met meerdere sites zijn er multi-site licenties met korting beschikbaar.
WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips plugin
Een voorbeeld van zo een plugin is de WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips plugin van WebToffee. Deze plugin stelt je in staat om automatisch facturen te genereren voor je WooCommerce bestellingen.
Met deze plugin kun je:
- UBL-facturen genereren: de plugin ondersteunt het UBL-formaat, waardoor je facturen kunt genereren die voldoen aan de Peppol-standaard.
- Facturen aanpassen: je kunt de facturen aanpassen met je eigen logo, bedrijfsgegevens en andere informatie.
- Pakbonnen genereren: naast facturen kun je ook pakbonnen genereren voor je bestellingen.
Voor de UBL functie heb je de betalende versie nodig van de plugin.
Momenteel voorzien ze enkel de UBL-facturen, maar nog geen integratie met Peppol. Er zijn echter wel plannen om dit in de toekomst ook uit te rollen.
PDF Invoices & Packing Slips for Woocommerce
Een andere plugin die je kan overwegen is PDF Invoices & Packing Slips for Woocommerce van WP Overnight. Deze plugin biedt ook de optie om UBL facturen te genereren en facturen te personaliseren.
Ook hier dien je de betalende versie aan te kopen om toegang te hebben tot de UBL functie.
Hoewel deze plugins een goede optie zijn voor het genereren van UBL-facturen, is het belangrijk om te weten dat het niet altijd de meest complete oplossing is. Webwinkelfacturen.nl biedt bijvoorbeeld meer geavanceerde functies, zoals de integratie met verschillende boekhoudpakketten en de automatische verwerking van bestellingen met afwijkende statussen.
Uiteindelijk hangt de beste keuze af van je specifieke behoeften en wensen. Vergelijk de verschillende opties en kies de plugin die het beste past bij jouw webshop.
Mailbox: jouw Peppol partner
Geen idee hoe je e-facturatie moet implementeren in je WooCommerce webshop? Geen zorgen, Mailbox staat voor je klaar! Wij helpen je graag met de configuratie, zodat jij je kunt focussen op wat je echt belangrijk vindt: je webshop laten groeien!
Heb je nog geen webshop? Geen probleem! Bij Mailbox kan je een professionele WooCommerce webshop laten maken, inclusief Mollie integratie voor vlotte betalingen.
Onze diensten:
- Advies: we adviseren je over de beste e-facturatie oplossing voor jouw webshop.
- Plugins: we helpen je met het kiezen en installeren van WooCommerce plugins voor UBL facturen.
- Webwinkelfacturen.nl: we helpen je met de koppeling van webwinkelfacturen.nl en zorgen voor een naadloze integratie met je boekhoudpakket.
- Support: we bieden ongoing support, zodat je altijd bij ons terecht kunt met vragen.
Staat jouw webshop al helemaal op punt, maar heb je moeite met conversies of online verkopen binnen halen? Lees dan ons artikel over conversie-optimalisatie: Conversie-optimalisatie voor WooCommerce en webshops: 5 quick wins voor meer online verkopen. Dit artikel helpt je om drempels voor je bezoekers weg te nemen en je conversie te verhogen.
Welke oplossing past bij jouw webshop?
Met meerdere opties beschikbaar, is het belangrijk om de juiste keuze te maken voor jouw situatie. Hieronder een overzicht van de belangrijkste verschillen.
Webwinkelfacturen.nl + boekhoudpakket
Ideaal voor: webshops die al een boekhoudpakket met Peppol-ondersteuning gebruiken (zoals Billit, Exact Online) en daar de facturen willen beheren.
- Facturen worden aangemaakt en beheerd in je boekhoudpakket
- Peppol-verzending via je boekhoudpakket
- Meerdere koppelingen: WooCommerce + webwinkelfacturen.nl + boekhoudpakket
- Kosten: webwinkelfacturen.nl abonnement + boekhoudpakket + eventuele Peppol-kosten
Peppol Commerce
Ideaal voor: webshops die alles binnen WordPress willen beheren en geen aparte facturatieoplossing nodig hebben.
- Facturen worden aangemaakt en beheerd in WordPress
- Directe Peppol-verzending zonder tussenschakels
- Eén plugin die alles afhandelt
- Boekhouding-sync via automatische email-export van UBL/PDF
- Kosten: alleen het Peppol Commerce abonnement (Peppol-verzending inbegrepen)
| Criterium | Webwinkelfacturen.nl + Billit | Peppol Commerce |
|---|---|---|
| Complexiteit setup | Meerdere koppelingen | Eén plugin (±30 min) |
| Factuurbeheer | In boekhoudpakket | In WordPress |
| Peppol-verzending | Via boekhoudpakket | Direct ingebouwd |
| B2C-facturen | Via boekhoudpakket | Automatisch via email/PDF |
| Kortingen op factuur | Workaround nodig | Native ondersteund |
| Meerdere BTW-tarieven | Afhankelijk van pakket | Volledig ondersteund |
| Boekhouding-sync | Directe API-koppeling | Via email-import |
Veelgestelde vragen (FAQ)
Wat is het verschil tussen Peppol en e-facturatie?
Peppol is een netwerk; e-facturatie is het proces. Peppol maakt veilige e-facturatie mogelijk.
Moet ik UBL gebruiken om via Peppol te factureren?
Ja, UBL is de standaard die binnen Peppol wordt gebruikt voor facturen.
Wat is het verschil tussen Peppol Commerce en webwinkelfacturen.nl?
Webwinkelfacturen.nl is een tussenplatform dat je webshop koppelt aan een boekhoudpakket waar de facturen worden aangemaakt en via Peppol verstuurd. Peppol Commerce is een WordPress-plugin die alles zelf afhandelt: facturatie én Peppol-verzending, zonder externe platformen.
Hoe krijgt mijn boekhouder de facturen als ik Peppol Commerce gebruik?
Via automatische email-export. Je stelt een trigger in die bij elke factuur automatisch de UBL en/of PDF naar het verwerkingsadres van je boekhouder stuurt. De meeste boekhoudpakketten kunnen deze emails automatisch verwerken.
Klaar om je webshop klaar te stomen voor de toekomst?
Neem contact op met Mailbox en ontdek hoe wij je kunnen helpen!
Heb je nog geen webshop? Geen probleem! Bij Mailbox kan je een professionele WooCommerce webshop laten maken, inclusief Mollie integratie voor vlotte betalingen. Bekijk ook onze WooCommerce expertise of vraag direct een offerte aan.
