Dé manier om efficiënt te werken : todoist

Veel mensen kennen het gevoel : ‘s morgens opstaan en weten dat er een heleboel dingen te doen staan. Vroeger schreef ik dan op een vel papier mijn todo-lijstje van die dag. Maar zou het niet handiger zijn dit te doen op via een systeem. Een stukje software dat ik zowel op mijn pc als op mijn smartphone zou kunnen gebruiken.

Ik gebruik hiervoor todoist en dat is een fantastische tool om mijn todo’s van de dag of week af te werken.

And the winner is …todoist

Er bestaan momenteel gigantisch veel gratis apps voor zowel Android als iPhone die je productiviteit een handje kunnen helpen. Als je in de stores van de twee giganten een kijkje neemt , vind je duizenden gratis of bijna gratis apps die je een handje kunnen helpen bij het beheer van je professionele activiteiten : kalenders beheren, toegang tot tekstverwerkers,  het bekijken van PDF’s maar ook het beheer van verschillende to-do lijstjes.

Er zijn tientallen apps die je helpen bij je beheer van je dagelijkse taken maar ik was toch op zoek naar een aantal elementen die absoluut moesten geïntegreerd zijn alvorens ik mijn “manueel” papieren bullet lijstje zou verwijderen.

Een van de beste tools die aan alle criteria beantwoordde was todoist.com. Ik weet ook wel dat todoist niet 100 % gratis is (maar voor 30 dollar per jaar heb je ALLE functionaliteiten) maar de interface is zo makkelijk en intuïtief dat ik dat er bijnam. De app is zeer stabiel en de synchronisatie op laptop, smartphone en tablet werkt zo goed dat ik na een trial versie van 4 weken de professionele, betalende versie kocht.

todoist is intuïtief

Op de eerste plaats moest de app erg intuïtief zijn. Het heeft geen zin een fantastische tool te installeren die complex in gebruik is en waar je 10 minuten moet zoeken naar de juiste button. In dat geval wordt een dergelijke app eerder een last dan een zegen.

Todoist is één van de meest best uitgewerkte interfaces die ik ken. Alles werkt erg intuïtief en makkelijk. Zelfs de meest complexe taken kunnen makkelijk met maximaal een paar klikken toegevoegd worden.

multidevice

Ook de synchronisatie functie moet perfect werken. Vaak heb ik immers de meest creatieve ideeën en zaken die me te binnen schieten op de compleet verkeerde timing. Dan moet het invoeren in de Android app snel en makkelijk zijn. En daar wringt vaak het schoentje met dergelijke apps. Degenen die google Keep gebruiken weten daarover mee te spreken.

logische indelingen

Bovendien wilde ik een indeling van de task op basis van projecten én van het soort werk. Een voorbeeld. Ik heb een aantal subtaken bij verschillende SEO projecten. Dus als ik een google mybusiness pagina aanmaak, dat staat dat zowel bij het desbetreffende project als the type werk nl “seo activiteiten”. In todoist kan je indelingen maken op basis van projecten én je eigen labels. Bovendien kan je ook subtaken maken zodat je elke dag een duidelijk overzicht hebt van wat gepland staat.

Karma Karma

Ook een leuke feature bij todoist is de KARMA berekening. Karma is een cijfer dat hoger is naarmate je meer taken beëindigd binnen de afgesproken termijnen.

Uiteraard sta je als je de app begint te gebruiken vrij laag en dat duurt best wel een paar weken vooraleer je begint te stijgen. Momenteel midden november 2015 zit ik op een indrukwekkend cijfer van 4122 punten. Dus bijna “professional” zoals je hier kan zien.

Waar gaat dat eindigen…

Uiteraard zijn de bovenvermelde functies niet de enige en zijn nog een heleboel extra’s te vinden :

• filters : maak selecties van tasks
• kleuren toekennen aan verschillende projecten en types van taken
• organiseer je taken in een hiërarchische structuur (als onderdeel van een groter geheel)
• een ical calender die je kan gebruiken in je agenda

Todoist kan dus perfect gebruikt worden samen met CRM tools zoals Hubspot en Insightly.

Todoist heeft ook een interessante blog waarbij niet enkel elementen van de app aan bod komen maar ook in bredere zin algemen artikels gepubliceerd worden die te maken hebben met takenmanagement en het beheer van overvolle agenda’s. Een aanrader.

Maar bovenal een goede en vriendelijke customer service. Had vandaag een kleine issue met de gmail addon en binnen twintg minuten had ik een duidelijk antwoord te pakken. Dat is nu service.

Todoist is een zeer handige tool die elke Vlaamse KMO kan gebruiken zonder de grote software fabrikanten nog rijker te maken maar laat je ook toe zonder extra problemen je dagelijkse taken op verschillende apparaten te beheren. En dat is al heel wat.

Ben je geïnteresseerd in productiviteistapps ? Bij hubspot hebben ze een artikel met een uitgebreide bespreking van diverse apps.