WooCommerce en Peppol: zo maak je je webshop klaar voor e-facturatie

Sinds 1 juli 2024 is e-facturatie via Peppol verplicht voor Belgische bedrijven die zaken doen met de overheid. En sinds 1 januari 2026 geldt die verplichting ook voor alle B2B-transacties. Wat betekent dat concreet voor jouw webshop? In dit artikel leggen we het helder uit en tonen we hoe je een WooCommerce-webshop hierop voorbereidt, zonder dat je je facturen twee keer moet ingeven.

Wat is het verschil tussen Peppol, UBL en e-facturatie?

Deze drie begrippen horen bij elkaar, maar betekenen niet hetzelfde. Even kort op een rij, zodat de rest van dit artikel logisch leest.

Peppol: het netwerk

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een internationaal netwerk om elektronische documenten zoals facturen veilig, snel en gestandaardiseerd uit te wisselen. Zie het als een digitale snelweg tussen bedrijven en overheden.

• Veilig en betrouwbaar netwerk
• Gestandaardiseerde uitwisseling van documenten
• Internationaal erkend

UBL: het formaat

UBL (Universal Business Language) is het standaardformaat waarin een e-factuur wordt opgesteld. Het zorgt ervoor dat verschillende softwarepakketten de factuur automatisch kunnen inlezen en verwerken. Geen PDF die iemand moet overtypen, maar data die je boekhouding meteen begrijpt.

Een e-factuur is geen PDF met een logo. Het is gestructureerde data die softwarepakketten automatisch verwerken, dat is net de winst.

Hoe werken Peppol en UBL samen?

Simpel gezegd: Peppol is de snelweg, UBL is de taal die de voertuigen (je facturen) spreken. De factuur vertrekt in het UBL-formaat en reist via het Peppol-netwerk naar je klant.

Waarom overstappen op e-facturatie?

E-facturatie via Peppol is niet alleen verplicht, het is ook gewoon handig. Dit levert het je webshop op:

• Sneller betaald: automatische verwerking betekent snellere betalingen.
• Minder fouten: geen handmatige invoer, dus minder kans op typfouten. Dat bespaart je tijd en frustratie.
• Minder administratie: je hoeft geen facturen meer handmatig te verwerken en te archiveren.
• In orde met de wetgeving: je voldoet aan de Peppol-verplichting en bent klaar voor wat nog komt.

Wat betekent dit voor je WooCommerce-webshop?

Standaard verstuurt WooCommerce geen Peppol-facturen. Je hebt een koppeling nodig die elke bestelling omzet naar een correcte e-factuur en die via het Peppol-netwerk verstuurt. Belangrijk daarbij:

• de factuur vertrekt in het juiste UBL-formaat;
• je btw en klantgegevens kloppen automatisch;
• je orders belanden zonder overtypen in je boekhouding.

Hoe pakten we het aan bij San-thee?

Sylvie van San-thee, een webshop in thee en accessoires, wilde haar facturatie automatiseren en meteen voldoen aan de Peppol-wetgeving. Wij legden voor haar de koppeling tussen haar WooCommerce-webshop en haar boekhoudpakket Billit: elke bestelling verschijnt automatisch als factuur in Billit, en vandaaruit vertrekt ze via Peppol naar de klant.

Uit dat soort projecten is onze eigen koppeling WooBridge gegroeid: één beheerde oplossing die WooCommerce verbindt met Billit of Yuki, Peppol-klaar, voor een vaste prijs per jaar. Zo hoef je zelf geen losse plugins en platformen aan elkaar te knopen.

Tip uit de praktijk: controleer na de koppeling altijd de voorbeeldweergave van je facturen, zeker als je kortingsbonnen gebruikt. Sommige koppelingen tonen de korting niet als aparte lijn, waardoor je klant het eindbedrag ziet zonder de beloofde korting. Dat wekt verwarring. Wij lossen dat op met een expliciete kortingslijn op de bestelling.

Welke oplossingen bestaan er?

Er zijn meerdere manieren om je WooCommerce-webshop Peppol-klaar te maken. De juiste keuze hangt af van hoe je boekhouding vandaag loopt.

Een beheerde boekhoudkoppeling (onze aanbeveling)

Met WooBridge gaan je WooCommerce-orders automatisch naar Billit of Yuki, en verstuurt je boekhoudpakket de factuur via Peppol. Wij zetten de koppeling op, volgen ze op en lossen problemen op vóór jij ze ziet. Ideaal als je je boekhouding in Billit of Yuki (wil) doen en er niet naar wil omkijken.

Koppel-platformen

Platformen zoals webwinkelfacturen.nl verbinden je webshop met tal van boekhoudpakketten (Exact Online, Yuki, Billit en vele andere). Je beheert de koppeling zelf: aanmelden, API-sleutels aanmaken, statussen instellen. Werkbaar, maar je bent zelf verantwoordelijk voor de opvolging.

WordPress-plugins

Er bestaan ook plugins die alles binnen WordPress afhandelen, zoals Peppol Commerce (facturatie én Peppol-verzending in één plugin) of UBL-plugins zoals WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips, die het factuurbestand genereren maar de verzending aan jou laten. Let bij die laatste categorie goed op: een UBL-bestand genereren is niet hetzelfde als het via Peppol versturen.

Twijfel je welke route bij jouw webshop past? Dat is precies het soort vraag waarvoor je ons mag bellen. We adviseren eerlijk, ook als de beste oplossing niet de onze is.

Zo verloopt de overstap

Je hoeft dit niet alleen te doen. In de praktijk komt het neer op drie stappen:

1. Facturatiestroom in kaart brengen: wie factureer je (B2B, B2C of beide), in welk pakket zit je boekhouding, en wat moet er automatisch?
2. De juiste koppeling kiezen: op basis daarvan kiezen we de oplossing die past, van WooBridge tot een plugin.
3. Eén keer correct instellen: koppeling leggen, btw-instellingen en kortingen controleren, testfactuur versturen. Daarna loopt het vanzelf.

Heb je nog geen webshop? Bij Mailbox kan je een professionele WooCommerce-webshop laten maken, meteen Peppol-klaar. Draait je site op WordPress en wil je weten wat er verder mogelijk is, kijk dan bij onze WordPress-specialisten.