Algemene voorwaarden

1. Toepassingsgebied

1.1 Op wie zijn deze voorwaarden van toepassing?

Deze algemene voorwaarden gelden tussen Mailbox BV (hierna "Mailbox" of "wij") en de klant (hierna "je" of "de klant") voor alle offertes, opdrachten en overeenkomsten die we sluiten. Ze gelden voor al onze diensten en producten, waaronder websitebouw (WordPress, statische websites), onderhoud, hosting en support, SEO + GEO, Google Ads en SEA, content marketing en copywriting, fotografie, en eigen producten zoals WooBridge.

1.2 Voorrang van deze voorwaarden

Deze voorwaarden hebben voorrang op jouw eigen voorwaarden, tenzij we daar uitdrukkelijk en schriftelijk van afwijken in een offerte of overeenkomst.

1.3 Wijzigingen

We kunnen deze voorwaarden aanpassen. Op lopende opdrachten passen we de versie toe die gold op het moment van bevestiging. Voor nieuwe opdrachten geldt steeds de meest recente versie op onze website.

2. Definitie van partijen

3. Offertes en aanvaarding

Onze offertes zijn standaard 30 kalenderdagen geldig vanaf de datum van uitgifte, tenzij we expliciet een andere termijn vermelden. De overeenkomst komt tot stand zodra je onze offerte schriftelijk aanvaardt: een bevestigingsmail, een ondertekende offerte of een uitdrukkelijke akkoord-tekst volstaan.

Elke offerte vermeldt minstens een omschrijving van de opdracht, de prijs (excl. BTW) en betalingsmodaliteiten, de geplande timing en de geldigheidsduur. Wat niet in de offerte staat, is meerwerk: dat bespreken en offreren we apart. We starten geen meerwerk zonder jouw schriftelijke akkoord.

4. Prijzen en betaling

4.1 Prijzen

Alle prijzen zijn vermeld exclusief BTW, tenzij anders aangegeven. BTW (21% standaard) wordt apart vermeld op de factuur.

Reiskosten buiten een straal van 50 km vanuit Bornem kunnen apart aangerekend worden.

4.2 Facturatie

4.3 Betalingstermijn

Onze facturen zijn betaalbaar binnen 30 kalenderdagen na factuurdatum, behalve als we een andere termijn vermelden.

4.4 Wat als je niet tijdig betaalt?

Bij laattijdige betaling:

• Loopt van rechtswege en zonder ingebrekestelling een nalatigheidsintrest volgens de wettelijke intrestvoet voor handelstransacties.
• Komt er een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het factuurbedrag bij, met een minimum van €50.
• Hebben we het recht om verdere werkzaamheden op te schorten tot betaling is ontvangen.
• Worden alle nog niet vervallen facturen onmiddellijk opeisbaar.

4.5 Protest van een factuur

Niet akkoord met een factuur? Stuur ons binnen 8 kalenderdagen na factuurdatum een gemotiveerde protestbrief of -mail. Na die termijn beschouwen we de factuur als aanvaard.

5. Levering en termijnen

We doen er alles aan om afgesproken termijnen te halen. Tenzij we expliciet "fatale termijn" vermelden, zijn opgegeven termijnen indicatief. Een vlotte oplevering hangt af van wat we van jou krijgen: briefings, content, beeldmateriaal, feedback, toegangen, goedkeuringen. Vertraging in jouw aanleveringen leidt tot een evenredige verschuiving van onze deadlines.

Bij oplevering krijg je 14 kalenderdagen om opmerkingen door te geven. Geen reactie binnen die termijn geldt als stilzwijgende goedkeuring. Bij grotere projecten werken we in fasen (bv. wireframe, design, development, launch). Elke fase wordt afgerond met een goedkeuring vóór we naar de volgende gaan. Wijzigingen aan een al goedgekeurde fase zijn meerwerk.

6. Intellectuele eigendom

6.1 Wat krijg je in eigendom na betaling?

WordPress-projecten (Mailbox-aanpak): je krijgt een eeuwigdurende, niet-exclusieve licentie op alle door ons specifiek voor jou ontwikkelde code, design en content. Je bent vrij om de website aan te passen, te migreren of te laten onderhouden door een derde. Open-source componenten (WordPress core, plugins, themes) blijven onder hun eigen licentie (GPL e.a.). Wij behouden het recht om generieke methodes, code-bibliotheken en intern ontwikkelde tools te hergebruiken in andere projecten.

Statische websites (SiteBox-aanpak via sitebox.be): je krijgt volledig eigenaarschap van de broncode (HTML, CSS, JS, assets). Geen licentie-constructie, geen vendor lock-in, volledige overdracht na finale betaling. Zie de aparte SiteBox-voorwaarden op sitebox.be voor het volledige kader.

Content (teksten, blogartikels, fotografie): na betaling krijg je het gebruiksrecht voor jouw eigen marketing- en communicatiedoeleinden. Voor fotografie geldt het auteursrecht van de fotograaf, gebruiksrechten worden contractueel afgebakend per opdracht. Wij mogen het werk vermelden in onze portfolio en cases, tenzij je daar uitdrukkelijk en schriftelijk bezwaar tegen maakt.

Wat blijft van Mailbox? Onze methodes, processen, templates en intern ontwikkelde tools, WooBridge en andere eigen producten (daarvoor gelden product-specifieke voorwaarden), en onze knowhow en ervaring.

6.2 Tot betaling van de factuur

Tot de volledige factuur betaald is, blijft de intellectuele eigendom van het opgeleverde werk bij Mailbox. Live-zetten, hergebruiken of doorgeven van werk waarvoor nog geen volledige betaling is ontvangen, is niet toegestaan.

7. Onderhoud en support

Onderhoudscontracten (WordPress-onderhoud, hosting, SEO-retainer) lopen volgens de voorwaarden van het specifieke contract. Buiten een lopend onderhoudscontract reageren we op vragen volgens de tarieven en termijnen die we per geval afspreken.

8. Aansprakelijkheid en garantie

8.1 Inspanningsverbintenis

We werken met de zorg en vakkennis die je van een professioneel bureau mag verwachten. Onze opdrachten zijn inspanningsverbintenissen: we beloven geen specifieke resultaten zoals rankings, omzetstijgingen of bezoekersaantallen, tenzij dat expliciet contractueel is afgesproken.

8.2 Beperking van aansprakelijkheid

Onze aansprakelijkheid is in elk geval beperkt tot het bedrag van de betreffende opdracht (voor een retainer: 1× de jaarvergoeding), en tot maximaal het bedrag dat onze beroepsaansprakelijkheidsverzekering in het betrokken geval uitkeert. We zijn niet aansprakelijk voor:

• Indirecte schade (gederfde winst, gederfde omzet, reputatieschade)
• Schade door onjuiste of onvolledige informatie die jij hebt aangeleverd
• Schade door fouten of tekortkomingen van derden (hosting-providers, plugin-leveranciers, Google, Meta, e.a.)
• Schade door onbevoegd of onjuist gebruik van het opgeleverde werk
• Verlies van data wanneer back-ups niet expliciet onderdeel zijn van een onderhoudscontract

8.3 Garantie op opgeleverd werk

Op nieuwe websites geven we 30 dagen bug-fix-garantie na oplevering: technische fouten in onze code lossen we kosteloos op. Aanpassingen aan scope, wijzigingen op verzoek en problemen veroorzaakt door derden vallen daar niet onder.

8.4 Verzekering

Mailbox heeft een beroepsaansprakelijkheidsverzekering.

9. Overmacht

We zijn niet verantwoordelijk voor vertraging of niet-nakoming bij overmacht: omstandigheden buiten onze controle (technische storingen bij providers, cyberaanvallen, pandemieën, oorlogen, stakingen, natuurrampen, ernstige ziekte, overlijden binnen het kernteam). In geval van overmacht informeren we je zo snel mogelijk en zoeken we samen naar een werkbare oplossing: verlenging van de termijn, herwerking van de scope of, als laatste optie, beëindiging zonder schadevergoeding.

10. Beëindiging van de samenwerking

Een eenmalig project wordt afgerond bij oplevering en aanvaarding. Tussentijds annuleren is mogelijk, reeds geleverd werk wordt aangerekend.

Retainers (SEO + GEO, content, onderhoud, hosting) lopen voor onbepaalde duur en zijn opzegbaar door beide partijen met een opzegtermijn van één kalendermaand, ingaand op de eerste dag van de volgende maand.

Beide partijen kunnen de samenwerking onmiddellijk beëindigen bij ernstige contractbreuk die niet binnen 14 dagen na schriftelijke ingebrekestelling wordt rechtgezet, bij faillissement, gerechtelijke reorganisatie of staking van betaling, en bij grove of herhaalde wanprestatie. Na beëindiging worden alle uitstaande facturen onmiddellijk opeisbaar, leveren we eigen content, toegangen en assets aan elkaar terug, ondersteunen we een redelijke overdracht naar een volgende partij (uren aangerekend volgens standaard-tarief) en blijven vertrouwelijkheid en lopende licenties van kracht.

11. Vertrouwelijkheid

Beide partijen behandelen alle bedrijfs- en projectgegevens van de andere partij vertrouwelijk. Dat geldt ook na het einde van de samenwerking, voor minstens 5 jaar of zolang de informatie effectief vertrouwelijk blijft. Vertrouwelijkheid geldt niet voor informatie die al publiek beschikbaar was, informatie die zelfstandig is ontwikkeld zonder gebruik van de vertrouwelijke informatie, informatie die wettelijk moet worden vrijgegeven, en vermelding in onze portfolio (cases, klantnaam, logo) tenzij je daar schriftelijk bezwaar tegen maakt. Voor de verwerking van persoonsgegevens geldt ons privacybeleid en, waar van toepassing, een aparte verwerkersovereenkomst (DPA).

12. Klachten

We behandelen klachten serieus. Heb je een opmerking over onze dienstverlening? Mail naar info@mailbox-marketing.be of bel +32 495 20 00 73. We reageren binnen 5 werkdagen met een voorstel. Komen we er onderling niet uit, dan kun je beroep doen op een onafhankelijke bemiddelaar, bijvoorbeeld via FEWEB.

13. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op alle overeenkomsten met Mailbox is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing. Geschillen die we niet onderling kunnen oplossen, worden beslecht door de rechtbanken van het arrondissement Antwerpen, afdeling Mechelen, tenzij dwingend recht een andere rechtbank aanduidt. Ben je een consument (geen onderneming)? Dan blijven de dwingende beschermingsregels van het Belgisch consumentenrecht en het Wetboek economisch recht (Boek VI) onverkort van toepassing.

14. Slotbepalingen

Onze offerte, deze algemene voorwaarden en eventuele bijzondere voorwaarden vormen samen het geheel van afspraken tussen ons, en vervangen alle eerdere mondelinge of schriftelijke afspraken over hetzelfde onderwerp. Als een bepaling nietig of niet-afdwingbaar wordt verklaard, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht, en vervangen we de nietige bepaling door een geldige die zo dicht mogelijk bij de oorspronkelijke bedoeling aansluit. Het feit dat we een recht niet onmiddellijk uitoefenen, betekent niet dat we daar afstand van doen. Je kunt rechten en plichten uit deze overeenkomst niet overdragen aan een derde zonder onze schriftelijke toestemming, wij mogen dat wel in geval van fusie, overname of bedrijfsherstructurering.

15. Contact