WooCommerce en Peppol: alles wat je moet weten over e-commerce facturatie

Wist je dat de digitale revolutie in e-commerce in volle gang is? Vanaf 1 juli 2024 is e-facturatie via Peppol al verplicht voor alle Belgische bedrijven die zaken doen met de overheid. Maar daar stopt het niet! Vanaf 1 januari 2026 geldt deze verplichting ook voor alle B2B-transacties.

Wat betekent dit voor jouw webshop? In dit artikel leggen we het helder voor je uit én laten we zien hoe je jouw WooCommerce webshop hierop voorbereidt.

Peppol? E-facturatie? UBL? Geen paniek!  

We snappen het: al die termen kunnen best verwarrend zijn. Maar geen zorgen, we zetten alles even op een rijtje:

• Peppol (Pan-European Public Procurement Online): Peppol is een netwerk dat bedrijven in staat stelt om elektronische documenten, zoals facturen, op een veilige en gestandaardiseerde manier uit te wisselen. Denk aan een digitale snelweg waarlangs bedrijven met elkaar communiceren.   
• E-facturatie: e-facturatie is niets meer dan het versturen en ontvangen van facturen in een digitaal formaat. Geen papierwerk meer!   
• UBL (Universal Business Language): UBL is een gestandaardiseerd formaat voor elektronische bedrijfsdocumenten, zoals facturen. Het zorgt ervoor dat facturen tussen verschillende softwarepakketten kunnen worden uitgewisseld.   

Simpel gezegd: Peppol is de weg, UBL is de taal die de facturen spreken op die weg. Zonder UBL zouden de facturen niet leesbaar zijn voor de verschillende systemen en zou Peppol zijn doel missen. Zonder Peppol zou er geen veilig en betrouwbaar netwerk zijn om de UBL-facturen te verzenden.

Samen zorgen Peppol en UBL voor een efficiënte en gestandaardiseerde manier van e-facturatie.

Waarom overstappen op e-facturatie?  

E-facturatie via Peppol is niet alleen verplicht, maar ook superhandig. Dit zijn de voordelen voor jouw webshop:

• Sneller betaald: automatische verwerking betekent snellere betalingen.
  Ben je nog op zoek naar betrouwbare betaalprovider? In dit artikel leggen we uit hoe je Mollie kan installeren in je WooCommerce.
• Minder fouten: geen handmatige invoer = minder kans op fouten. Dit bespaart je tijd en frustraties.
• Minder administratieve rompslomp: je hoeft geen facturen meer handmatig te verwerken en te archiveren.
• Voldoet aan wetgeving: je voldoet aan de Peppol-wetgeving en bent klaar voor de toekomst van e-facturatie. Wil je niet achterblijven? Dan is het nú tijd om actie te ondernemen.

Case study: San-thee zet de thee klaar voor Peppol!   

Sylvie van San-thee, een online winkel gespecialiseerd in thee en accessoires, was op zoek naar een manier om haar facturatieproces te automatiseren en te voldoen aan de Peppol-wetgeving. Mailbox heeft haar hierbij geholpen door de koppeling te leggen tussen haar WooCommerce webshop en Billit via webwinkelfacturen.nl.  

Webwinkelfacturen.nl is een platform dat WooCommerce webshops koppelt met verschillende boekhoudpakketten, waaronder Billit. Deze koppeling zorgt ervoor dat wanneer een klant een aankoop doet in de WooCommerce webshop, de factuur automatisch in het boekhoudpakket Billit verschijnt. Vanuit Billit kan de factuur vervolgens via Peppol naar de klant worden verstuurd.

Webwinkelfacturen.nl installeren: stappenplan voor WooCommerce en Billit 

Korte samenvatting

Om de koppeling tussen WooCommerce en Billit via webwinkelfacturen.nl te realiseren, moeten de volgende stappen worden genomen:

1. Aanmelden: meld je aan voor een proefperiode bij webwinkelfacturen.nl en kies voor de WooCommerce en Billit koppeling.
2. WooCommerce koppelen: maak API-sleutels aan in WooCommerce en vul deze in op het webwinkelfacturen.nl dashboard.
3. Billit koppelen: verbind je Billit account met webwinkelfacturen.nl via OAuth.
4. Status doorzetten: selecteer de WooCommerce orderstatussen die moeten leiden tot het aanmaken van een factuur in Billit.
5. Instellingen in Billit: configureer de instellingen in Billit, zoals het automatisch versturen van facturen naar klanten.

Uitgebreid stappenplan

Je kan deze informatie ook terugvinden op de website van Webwinkelfacturen.nl, maar we leggen het hier even voor je uit:

Stap 1: Aanmelden proefperiode bij webwinkelfacturen  

• Ga naar https://www.webwinkelfacturen.nl/koppeling
• Kies voor Woocommerce en Billit.  
• Meld je aan voor de proefperiode

Na je aanmelding ontvang je een e-mail met een installatie link en je inloggegevens.

Klik op de link om naar het dashboard te gaan. Je ziet dan dat er nog rode bolletjes staan bij WooCommerce en Billit. Ga naar stap 2.

Stap 2: Woocommerce koppeling

Om webwinkelfacturen.nl en WooCommerce te koppelen, heb je API-sleutels nodig. Die maak je aan in WooCommerce.

• Ga naar de WooCommerce plugin en klik op instellingen en klik op het tabblad Geavanceerd.
• Ga naar het tabblad ‘REST API’ en klik op ‘Sleutel toevoegen’.

• Geef een duidelijke beschrijving op voor de sleutel, bijvoorbeeld ‘Boekhoudkoppeling’.
• Kies voor de rechten ‘Lezen’, want webwinkelfacturen.nl leest enkel bestellingen uit WooCommerce.
• Klik op ‘API sleutel genereren’.

• De gegenereerde consumer en secret sleutels worden getoond. Kopieer en bewaar ze goed, want je kan ze later niet meer bekijken.

• Ga terug naar het webwinkelfacturen.nl dashboard en klik op Connect bij WooCommerce.

• Vul de API-sleutels in.

Als de connectie correct gelegd is dan wordt het rode bolletje naast “Connectie WooCommerce” groen. Indien het bolletje rood blijft, kan je best het scherm nog eens refreshen of de FAQ sectie van webwinkelfacturen.nl bekijken.  

Stap 3: Billit koppelen

• De verbinding met Billit gebeurt via OAuth.
• Log uit bij Billit en klik op de rode knop “Connect” in het webwinkelfacturen.nl dashboard.

• Er verschijnt een inlogscherm voor je Billit-account.
• Na het inloggen krijg je een melding om de verbinding toe te staan. Bevestig dit.

Stap 4 Status doorzetten  

In het webwinkelfacturen.nl dashboard kan je aangeven bij welke WooCommerce orderstatussen bestellingen moeten worden doorgezet naar Billit. Je kan meerdere statussen aanvinken. De koppeling is beveiligd tegen dubbele doorgifte van bestellingen.

Bestellingen die een andere status hebben dan 1 van de gekozen statussen, worden de daaropvolgende nacht automatisch alsnog doorgezet naar Billit als zij 1 van de gekozen opties hebben gekregen in de WooCommerce webshop.

Stap 5: Instellingen in Billit   

Nadat je WooCommerce en Billit succesvol hebt gekoppeld via webwinkelfacturen.nl, is het tijd om de puntjes op de i te zetten in Billit zelf. Log in op je Billit account en ga naar ‘Instellingen’.

Hier vind je verschillende opties om je facturatieproces te personaliseren en te automatiseren. Een handige functie is  “Verstuur je facturen automatisch naar de klant”.  Als je deze optie activeert, hoef je  niet langer handmatig facturen te versturen. Je facturen worden automatisch 1x snachts verzonden naar je klanten. Jammer genoeg gebeurt dit maar 1x per dag en niet meteen.

Billit geeft altijd voorrang aan Peppol. Indien jouw ontvanger geen Peppol account heeft, zal het via e-mail verstuurd worden.

Neem even de tijd om de andere instellingen in Billit te verkennen. Je kunt bijvoorbeeld je factuursjabloon aanpassen, betalingsherinneringen instellen, en koppelen met andere diensten. Door Billit optimaal te configureren, zorg je voor een efficiënt en geautomatiseerd facturatieproces.

Webwinkelfacturen: koppelingen met diverse boekhoudsystemen  

Webwinkelfacturen.nl werkt niet alleen met Billit, maar ook met tal van andere boekhoudsystemen, waaronder:

Alternatieve WooCommerce plugins voor e-facturatie

Naast webwinkelfacturen.nl zijn er nog andere oplossingen voor e-facturatie. Er zijn WooCommerce plugins die je kunnen helpen bij het maken van UBL facturen.

WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips plugin

Een voorbeeld van zo een plugin is de WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips plugin van WebToffee. Deze plugin stelt je in staat om automatisch facturen te genereren voor je WooCommerce bestellingen.

Met deze plugin kun je:

• UBL-facturen genereren: de plugin ondersteunt het UBL-formaat, waardoor je facturen kunt genereren die voldoen aan de Peppol-standaard.
• Facturen aanpassen: je kunt de facturen aanpassen met je eigen logo, bedrijfsgegevens en andere informatie.
• Pakbonnen genereren: naast facturen kun je ook pakbonnen genereren voor je bestellingen.

Voor de UBL functie heb je de betalende versie nodig van de plugin.

Momenteel voorzien ze enkel de UBL-facturen, maar nog geen integratie met Peppol. Er zijn echter wel plannen om dit in de toekomst ook uit te rollen.

WooCommerce PDF Invoices, Packing Slips, Delivery Notes and Shipping Labels

PDF Invoices & Packing Slips for Woocommerce   

Een andere plugin die je kan overwegen is PDF Invoices & Packing Slips for Woocommerce van WP Overnight. Deze plugin biedt ook de optie om UBL facturen te genereren en facturen te personaliseren.

Ook hier dien je de betalende versie aan te kopen om toegang te hebben tot de UBL functie.

PDF Invoices & Packing Slips for WooCommerce

Hoewel deze plugins een goede optie  zijn voor het genereren van UBL-facturen, is het belangrijk om te weten dat het niet altijd de meest complete oplossing is. Webwinkelfacturen.nl biedt bijvoorbeeld meer geavanceerde functies, zoals de integratie met verschillende boekhoudpakketten en de automatische verwerking van bestellingen met afwijkende statussen.

Uiteindelijk hangt de beste keuze af van je specifieke behoeften en wensen. Vergelijk de verschillende opties en kies de plugin die het beste past bij jouw webshop.

Mailbox: jouw Peppol partner 

Geen idee hoe je e-facturatie moet implementeren in je WooCommerce webshop? Geen zorgen, Mailbox staat voor je klaar! Wij helpen je graag met de configuratie, zodat jij je kunt focussen op wat je echt belangrijk vindt: je webshop laten groeien!

Heb je nog geen webshop? Geen probleem! Bij Mailbox kan je een professionele WooCommerce webshop laten maken, inclusief Mollie integratie voor vlotte betalingen.

Onze diensten:

• Advies: we adviseren je over de beste e-facturatie oplossing voor jouw webshop.
• Plugins: we helpen je met het kiezen en installeren van WooCommerce plugins voor UBL facturen.
• Webwinkelfacturen.nl: we helpen je met de koppeling van webwinkelfacturen.nl en zorgen voor een naadloze integratie met je boekhoudpakket.
• Support: we bieden ongoing support, zodat je altijd bij ons terecht kunt met vragen.

Staat jouw webshop al helemaal op punt, maar heb je moeite met conversies of online verkopen binnen halen?  Lees dan ons artikel over conversie-optimalisatie: Conversie-optimalisatie voor WooCommerce en webshops: 5 quick wins voor meer online verkopen. Dit artikel helpt je om drempels voor je bezoekers weg te nemen en je conversie te verhogen.

Klaar om je webshop klaar te stomen voor de toekomst?

Neem contact op met Mailbox en ontdek hoe wij je kunnen helpen!